亲爱的2025届毕业生：
你们好！
韶华似水，岁月留痕。几年刻苦学习，几年用心付出，同学们即将完成大学学业，走向属于自己更加辉煌的未来。大学期间的学习、工作和生活的许多信息将进入到你的个人档案，和你的“自律自觉自强”品格一起陪伴你一路走向成功。希望你认真阅读以下内容，重视自己的个人档案，树立起较强的档案意识。
一、高度重视个人档案
大学生个人档案是大学生在校期间形成的重要过程记录，是就业录用、职称评定、工龄计算、社保办理、城市落户、考研深造、政审提拔等事项的唯一可靠权威凭据，是将来社会和单位职工档案的重要组成部分，是个人“三龄”“两历”认定的原始依据，是将来个人永久留存后世的唯一可靠的系统性记录。
二、个人档案内容
大学生个人档案包括高中阶段和大学阶段形成的相关记录，主要如下：
（一）高中阶段档案
1.高中入学登记表；2.高中学籍卡（成绩汇总表）；3.高中毕业生体检表；4.高中毕业生登记表；5.入团志愿书（团员必备）；6.高考报名表；7.重要奖励材料等。
（二）大学阶段档案
1.入学登记表；2.入学体检表；3.毕业生登记表；4.毕业体检表；5.学籍卡（成绩册）；6.入党（团）材料（正式党员材料与个人档案一起封装，预备党员材料单独由所在党组织保管、转递）；7.奖惩材料；8.授位决定书；9.实习手册（医学专业）；10.参军入伍材料（军人）；11.学籍异动（主要指专升本和转校）；12. 毕业生去向登记表；13.其他重要材料。
三、个人档案形成
（一）入学登记表和入学体检表于新生入学报到后第一学期形成。
（二）学籍卡（成绩册）是四年每学期的成绩汇总，最终形成于毕业前所有课程与学业完成，盖学校教务处和二级学院公章方有效。
（三）党团组织材料形成于党团组织加入过程。
（四）毕业生登记表于毕业前由学生本人和学院共同形成。
（五）奖惩材料形成于个人在校期间的学习、社团或学科竞赛活动获奖，以及违反相关管理制度被处罚产生的材料。
（六）实习手册形成于医学专业学生最后一年的专业实习年度。
（七）毕业体检表形成于毕业前参加学校统一组织的体检。
（八）授位决定书由学校教务处为符合授位条件的学生统一制定下发。
（九）退役士兵档案材料形成于参军入伍、服役、退役过程中，大学生服役期满复学时需同时机要寄回学校。
（十）学籍异动材料：1.专升本材料形成于原专科毕业学校；2.转学材料分别形成于转出学校和接收学校。
（十一）毕业去向登记表形成于毕业前的相关网站打印。
四、个人档案封装与转递
（一）档案封装
各学院根据个人档案相关内容，按装档要求，组织人员在毕业生离校前统一装档。
（二）档案去向
各学院原则上根据就业协议地址邮寄档案，就业单位有资质接收个人档案的（私营企业无资质）直接寄至单位，未有资质接收的寄往就业地（或者户籍所在地）人才中心。特殊情况可根据学生本人意愿进行邮寄。
（三）邮寄方式
根据国家关于个人档案规范管理的相关要求，个人档案只能通过学生档案专门通道或者机要渠道进行专人或者专项邮寄，禁止使用其他快递或者自带。
（四）转递程序
毕业生个人档案转递在学校的统一组织下，各自分工负责，统一分步实施。
1.信息登记。各学院根据毕业生就业信息或者毕业生本人意愿形成档案去向信息。
2.接收档案。邮政局专用邮车在学校就业部门的统一安排下到校接收毕业生档案，并作好相关验收与检查。接收完毕后统一形成相关的接收回执记录单（该回执于次年归档于档案馆集中保存以便日后查验）。
3.路途转递。毕业生档案被邮局接收以后，邮政根据国家对个人档案转递的专门规定，采用“机要”邮寄方式进行专项转递，更加安全，但转递时间较一般快递稍慢。
（五）结果查询
毕业生到派遣地报到以后，建议在15天以后至单位或者单位所在地的人才中心查问档案情况，务必清楚自己的档案存放情况。
五、特殊情况处理
档案转递过程中有很多不可控因素，可能会导致一些意外情况发生，如果发生意外，个人档案无法补办，但可以作一些意外情况处理。
（一）高中档案缺失
建议回学校档案馆查阅库藏“新生录取名册”复制件辅助说明。
（二）高中与大学档案整体丢失
建议回学校档案馆查阅库藏“新生录取名册”和“学籍卡”等档案材料辅助证明大学生进校与大学学习过程与经历。
（三）报到后未查询到档案
如果报到后未查询到自己的档案，请联系招就处或者学院辅导员老师。当你有档案服务需求时，请联系我们（电话：0812-3373598，3370668），我们会全力以赴。
个人档案关系着你的个人成长、事业发展以及家庭幸福，希望你们高度重视个人档案及档案的形成，认真学习，积极工作，收获优异的成绩，取得良好的业绩，使自己的个人档案成为自己通向成功的历史见证。
在新的人生梦想即将起航之际，祝你们一帆风顺、前程似锦！
图书馆（档案馆、图情信息中心）
2025年6月4日
